Kurz gesagt. Die besten Antworten eines Dienstleistungsunternehmens sind bereits geschrieben, in seinen früheren Angeboten und Richtlinien. Nur findet sie niemand schnell. Ein KI-Assistent über diesen Dokumenten findet die passendsten früheren Angebote, entwirft daraus und verlinkt jede Quelle. Ein Partner prüft den Entwurf und entscheidet, was hinausgeht. Der Assistent läuft in der EU und liest nur die Dokumente, die das Unternehmen freigibt.
Dieser Beitrag zeigt, wie ein solcher Assistent funktioniert, was er nicht tun darf und woran Sie erkennen, ob sich der Bau lohnt. Die Zahlen im Rechenbeispiel sind beispielhaft und stammen nicht aus einem Kundenprojekt.
Warum beginnt jedes Angebot auf einem leeren Blatt?
Für jedes neue Angebot muss sich jemand an das passendste frühere erinnern, es in alten Ordnern finden und prüfen, was davon noch gilt. Das Wissen des Unternehmens steckt in Dokumenten, aber das Register dazu steckt in den Köpfen weniger Menschen.
Also dauern Suche und erster Entwurf, und die Prüfung durch den Partner beginnt spät. Ist die Person, die sich erinnert, beschäftigt oder abwesend, schreibt das Unternehmen von Grund auf neu, was es schon einmal gut geschrieben hat.
Wie funktioniert ein KI-Assistent für Angebote?
Jede Anfrage durchläuft dieselben vier Schritte:
- Frage. Jemand fragt nach einem früheren Angebot, im Tool, in dem er ohnehin arbeitet.
- Gelesen. Der Assistent findet die relevanten früheren Angebote und Richtlinien und fasst sie zusammen.
- Entwurf mit Quellen. Er entwirft eine Antwort mit einem Link zu jeder genutzten Quelle.
- Prüfung. Der Entwurf landet im Angebotstool. Ein Partner prüft ihn und entscheidet, was hinausgeht.
Der Assistent antwortet nur aus den Dokumenten des Unternehmens. Jede Aussage ist mit ihrer Quelle verlinkt, sodass die prüfende Person sie mit einem Klick nachvollziehen kann.
Was darf er nicht tun?
- Er entwirft Angebote, versendet sie aber nie. Ein Partner prüft jedes einzelne.
- Er liest nur die Dokumente, die das Unternehmen freigegeben hat.
- Preis und Umfang bleiben eine menschliche Entscheidung.
Diese Grenzen sind keine Vorsicht um ihrer selbst willen. Sie sorgen dafür, dass Partner dem Entwurf genug vertrauen, um ihn zu nutzen.
Wie könnte das Ergebnis aussehen? Ein beispielhaftes Rechenbeispiel
Nehmen wir ein Unternehmen, in dem das Finden des richtigen Materials und das Schreiben eines ersten Entwurfs etwa zwei Tage dauert. Diese Zahl ist beispielhaft.
Mit einem Assistenten kann der erste Entwurf eines Angebots in etwa drei Stunden bereitstehen, jede Antwort mit ihrer Quelle verlinkt. Partner verwenden ihre Zeit auf die Teile, die Erfahrung brauchen. Alte Texte suchen und neu zusammensetzen gehört nicht mehr zu ihren Aufgaben. Das Unternehmen bestimmt, welche Dokumente der Assistent nutzen darf, und sieht die Quellen hinter jeder Antwort.
Woran erkennen Sie, ob sich der Bau lohnt?
- Zählen Sie die Angebote pro Monat und messen Sie den ersten Entwurf bei fünf aktuellen.
- Prüfen Sie das Archiv. Liegen frühere Angebote und Richtlinien an einem Ort, in lesbaren Dateien? Wenn nicht, ist das die erste Aufgabe.
- Legen Sie den Umfang fest. Welche Dokumente darf der Assistent lesen, und welche darf er nie sehen?
- Benennen Sie die prüfende Person. Wer gibt jeden Entwurf frei, und wie schnell?
- Klären Sie Hosting und DSGVO vor dem Bau, nicht danach.
Der Automatisierungs-Blueprint hilft Ihnen, diese Antworten für Ihren eigenen Prozess aufzuschreiben.
Wie würden wir vorgehen?
Wir messen ein Angebot so, wie das Team es schreibt, von der ersten Frage bis zum Entwurf, der für einen Partner bereit ist. Ein 2-Wochen-Sprint zum Festpreis erfasst, wie Angebote entstehen, und legt fest, welche Dokumente der Assistent lesen darf, wo er läuft und was „fertig“ in Stunden und Tagen bedeutet. Ein 4-Wochen-Pilotprojekt baut den Assistenten über den früheren Angeboten und Richtlinien des Unternehmens, für die DSGVO in der EU gehostet, parallel zum manuellen Prozess betrieben und mit Vergleich der Entwürfe. Die Einführung öffnet ihn für das ganze Team in den gewohnten Tools, mit der Prüfung durch einen Partner als letztem Schritt.
Mehr dazu unter KI-Integration und KI-Chatbots und Voicebots.
FAQ
Erfindet der Assistent etwas?
Er antwortet nur aus den Dokumenten, die das Unternehmen freigegeben hat, und jede Aussage verweist auf ihre Quelle. Stützt keine Quelle eine Antwort, sollte er das sagen, statt zu raten. Die prüfende Person sieht sich das Originaldokument an, bevor sie der Zusammenfassung vertraut.
Sind die Daten unserer Mandanten und Kunden sicher?
Hosten Sie den Assistenten in der EU, beschränken Sie ihn auf einen freigegebenen Dokumentenbestand und übernehmen Sie die Zugriffsrechte Ihres Dateisystems. Klären Sie zuerst die DSGVO-Grundlagen: Ihre Rechtsgrundlage, wo Daten verarbeitet werden und wie lange Ein- und Ausgaben gespeichert bleiben. Lassen Sie die Einrichtung von Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Rechtsberatung bestätigen.
Versendet er Angebote an Kunden?
Nein. Er entwirft. Ein Partner prüft jeden Entwurf und entscheidet, was hinausgeht. Preis und Umfang bleiben eine menschliche Entscheidung.
Brauchen wir ein neues Tool für das Team?
Nein. Der Assistent arbeitet in den Tools, die das Team bereits nutzt. Die Menschen stellen ihre Fragen also dort, wo sie ohnehin Angebote schreiben.
Beispielhaftes Projekt. Unternehmenstyp und Zahlen sind beispielhaft und stammen nicht aus einem Kundenprojekt.